EO面試必問：你了解EO的主要職能嗎？

EO的主要職能是什麼？
 
官方答案，要背。
 
在公務員事務局的網頁有詳細列明，行政主任職系的主要職能如下：
 
1.          人力資源管理（Human Resource Management），包括人力策劃及接任計劃、招聘、晉升、工作表現管理、培訓及發展、品行及紀律等人力資源管理職能。
2.          財政資源管理（Financial Resource Management），包括規劃、分配和管理財政資源，以及控制收支情況，確保公帑用得其所。
3.          行政支援（Administration Support），一般行政——提供多項行政服務，包括辦公地方的安排、樓宇管理、部門交通服務等；及政策支援——協助蒐集背景資料、匯報和分析資料，以及與有關各方聯絡，以便制定政策。
4.          系統/項目規劃與發展（System/Project Planning and Development），包括內部審計及系統發展職務，及協調工程項目的規劃和推行。
5.          直接為市民提供服務（Direct Services to the Public）、委員會和議會支援服務（Support to Boards and Councils），以及活動統籌（Event Management）——包括提供發牌和註冊服務、調查投訴個案、處理市民查詢、為委員會和議會提供秘書支援服務、為活動及選舉提供行政及後勤支援等。
 
以上都是十分表面而籠統的內容。
 
Executive Officer，又名行政主任，行政支援當然是首要職能。
 
都市傳說有云：官僚體制下，買一枝原子筆，需要填寫無限表格、取得老闆批准（seek approval）、報價邀請（invitation to quotation）、比較價格（price comparison）、等等等等等。買原子筆事小，交錯一張表格、填漏一項産品規格（product specifications）的後果可大可小。EO，少一分細心都可以後患無窮。
 
EO另外一個工作範疇為財政資源管理。
 
想當年，上基礎培訓課程（induction course）時認識多位來自會計背景的batchmates，心中怯意上升，很怕自己在財政管理（financial resources management）上技不如人。做了短短一段時間，才發現政府的財政管理系統十分簡單，更考起人的，反而是如何讓各大老闆準時提交預算。
 
0經驗，在EO面試中亦未嘗不是一項優勢，不訪在面試前想一想如何向考官表達自己對財政管理的興趣、對EO各工作挑戰的期待！
 
EO的主要職能還有系統/項目規劃及發展。
 
買入一枝原子筆需時兩星期，一個系統/項目由意念産生、規劃、資源安排、人手調配、制定時間表、試驗、改造、再試驗、推出、等等等等等，所需的時間可能係兩星期的十倍、一百倍⋯⋯
 
你，又識做嗎？
 
直接為市民提供服務應該算是EO界內最令人厭惡的其中一項⋯⋯
 
香港人熱愛投訴早已不是新聞，市民提出各式各樣的不合理要求，劉德華年推廣的客戶大曬的香港服務⋯⋯如何在官僚體制與香港市民的期望下生存，十分考驗EO的能力。如果能在體制下成功做好份工，安安全全渡過一個posting，避開投訴與爭執，已經算是一個合格的EO。
 
這亦是面試中，處境題會老是常出現的處境。
 
最後，最重要的，就是人力資源管理。
 
在EO面試中，處境題有幾類，有關人力資源管理的問題出現次數似乎比其他類型的較高。主要原因是EO入職後很大機會要管理文書職系同事，可能一個，也可能是一組幾十個，所面對的管理問題天天都多。對於剛剛畢業的考生，考官絕對會想考驗一下他們沒有管理經驗的情況下，有沒有潛質去處理不同的下屬問題。
 
同類型的處境題五花八門，聽過考生分享作答經驗，比較普遍的答案有三部曲——溫馨提示、嚴厲警告、威脅解僱。此三部曲在私人企業可能適用，但作為EO面對的同事，有些不求升職、不怕被解僱，三部曲有兩部被廢武功。
 
EO的主要職能是一條十分容易、直白的問題，是EO面試中近乎必問的題目，考驗考生對職位的了解和報考的誠意。有不少考生經常問：有沒有EO面試試題/past paper？EO Classroom一律建議，背好這條題目吧。

報考得EO，要背幾個職能當然無難度。


更多的考生沒有留意的是，之後的處境題都是以EO的主要職能為基礎。要比其他考生優勝，就要在背此題答案的同時，思考EO在處理每一個職能時會遇到什麼處境，自己會如何有效地處理。

先做好準備，在EO面試中遇到同類問題，才不致於啞口無言。